Mentre in Europa ed oltre oceano questa sigla è già nota, in Italia stiano ancora entrando nella prima fase. E’ raro (rarissimo) che qualcuno ti chieda un file PDF/A, e lo è ancor di più chi sa cosa sia. Nel bel paese, questo file può essere richiesto dalle Camere di Commercio, dall’Agenzia delle Entrate o da altri enti statali. In futuro, potrebbe essere utilizzato anche da notai, avvocati, medici ecc.

Come ci spiega bene l’immagine, l’acronimo sta per PDF for Archiving. Lo standard è stato sviluppato dalla Adobe (la stessa che ha creato il formato .pdf), ed è stato pubblicato nel 2005. Da allora sono stati rilasciati altri aggiornamenti, che vedremo nel dettaglio più avanti.

Sostanzialmente, lo standard PDF/A non ha nulla di diverso dallo standard PDF. A differenza del suo parente più comune, il file PDF/A immagazzina al suo interno tutte le “cose” che lo compongono. Questo vuol dire che, salvando un file PDF/A, salveremo non solo il testo che ci scriviamo, ma anche il font con cui è scritto. Se inseriamo nel PDF/A delle immagini, dei video o della musica, questi verranno salvati nel documento. Il tutto verrà fatto senza compressioni. Questo serve a garantire una corretta visualizzazione nel corso del tempo. Il formato è stato progettato proprio grazie all’accordo di associazioni di stampa e di informazione, col fine di ottenere dei documenti che si visualizzeranno sempre nello stesso modo, per sempre. Una sorta di archivio.

In rete ci sono moltissimi dubbi sulla reale utilità di questo standard. Sicuramente non è stato pensato per l’utilizzo domestico (o comunque comune), ma essendo possibile una richiesta di questo tipo di file, vediamo un po’ come fare 🙂

Gli Standard:

Come detto in apertura, stiamo parlando di una nuova tecnologia. Si sa, la tecnologia procede rapidamente, e dal 2005 sono state rilasciate ben 3 versioni di questo PDF/A. Nel dettaglio:

• ISO 19005-1 (PDF/A-1), rilasciata nel 2005, permetteva solo la creazione di file PDF/A basati sulla versione 1.4 di PDF. Solo testo; (*)
• ISO 19005-2 (PDF/A-2), rilasciata nel 2011, estende la compatibilità fino alla versione 1.7 di PDF, e permette di includere nel documento immagini, video e audio;
• ISO 19005-3 (PDF/A-3), rilasciata nel 2012, basata sempre sulla versione 1.7 di PDF, permette di includere qualunque file all’interno del documento;

Ora come ora, è possibile includere in un file PDF/A qualsiasi cosa. Che sia un lavoro fatto in CAD, un personaggio 3D lavorato con Blender o una libreria .dll, si può aggiungere di tutto. Ovviamente, tutto questo va a scapito del peso del file! Più cose verranno incluse, più tempo ci vorrà ad esportare il file, più sarà alto il suo peso. E’ una cosa ovvia, ma è sempre bene ricordarlo.

* Per quanto riguarda i PDF/A-1, questi si suddividono in altre 2 sottocategorie, ossia PDF/A-1a, noto anche come massima fedeltà, e PDF/A-1b, noto anche come minima fedeltà. Detto in parole povere, il primo genera documenti di qualità superiore e dunque più pesanti, mentre il secondo genera documenti più leggeri. Con PDF/A2, la distinzione non esiste più.

Creare un PDF/A:

Generare questo tipo di file è molto semplice, tanto quanto generare un normalissimo PDF. Esistono diversi strumenti a nostra disposizione, e probabilmente li abbiamo già installati sul nostro PC. I PDF/A possono essere generati indipendentemente dal nostro s.o., ed allo stesso modo sono visibili ovunque (leggibili come normali PDF).

Il modo più rapido per creare questo tipo di documento, è quello di utilizare un software per la scrittura di documenti. Si, esatto, proprio il vostro OpenOffice o Microsoft Word.

Degno di nota e pieno di meriti, partiamo da OpenOffice. Questo spettacolare programma supporta la funziona da diversi anni, ben prima che diventasse richiesta (almeno da noi). Daltronde, il software è già noto per la comodissima funzionalità di modifica del PDF, o di esportazione in questo formato.

Dopo aver creato un documento, ci basta cliccare su File e scegliere Esporta nel formato PDF. Dalla finestra che compare, ci basta selezionare l’opzione PDF/A-1a (ci basta premere il tasto rapido d), e cliccare poi su Esporta. Ed ecco che, senza il minimo sforzo, potete creare il documento che vi serve.

Anche LibreOffice, suite ritenuta più efficente e che ultimamente sta scavalcando OpenOffice, permette di esportare un file direttamente in PDF/A. La procedura è praticamente la stessa indicata sopra.

Altro colosso è Microsoft Office. Il noto software, dalla versione 2007, ci permette di esportare e creare questo tipo di file, previa l’installazione di un plugin. Nelle versioni successive (2010, 2012 e a seguire) il plugin è già implementato, e non c’è bisogno di scaricare/installare nulla.

Creato il nostro documento, per salvarlo scegliamo l’opzione “Salva con Nome“. Come formato file, scegliamo PDF. Comparirà il bottone Opzioni, clicchiamolo, ed apparirà una finestra. Da li, selezioniamo l’opzione Conforme a ISO 19005-1 (PDF/A), quindi clicchiamo Ok. A questo punto, possiamo salvare il nostro documento.

Una precisazione: I file che salvate come PDF/A non avranno l’estensione .pdfa, ma saranno dei comuni .pdf! Non vi allarmate 😛

Questo è il metodo più rapido, che ci permette di creare un file PDF/A praticamente ovunque, su un qualsiasi S.O., da una qualsiasi postazione, nel modo più rapido possibile. Esistono anche soluzioni a pagamento (come Adobe Professional ad esempio), ma credo che non siano così necessari.

Attualmente, è possibile esportare solo secondo lo standard PDF/A-1. Entro l’anno (2014) i software dovrebbero pienamente supportare lo standard PDF/A-2.

Verificare se un PDF è un PDF/A:

Anche in questo caso, l’opzione più rapida ci è fornita gratuitamente. Possiamo verificare se il nostro PDF è in formato PDF/A in più modi, attraverso programmi comuni e non.

Primo fra tutti, Adobe Reader. Il classico lettore PDF, presente sulla maggior parte dei computer, ci mette a disposizione (dalla versione 9 in su) uno strumento semplice semplice per definire se il nostro file è effettivamente un PDF/A.

Aperto un qualsiasi file .pdf, clicchiamo su Modifica, e poi scegliamo Preferenze. Individuiamo e selezioniamo l’opzione “Il documento viene visualizzato in modalità PDF/A“, quindi salviamo. Ora, all’apertura di un file .pdf se verra mostrato il messaggio “Documento visualizzato come PDF/A” (o simile), il documento è un PDF/A. Se non viene mostrato nessun messaggio, il documento non è un PDF/A. Questo è il modo più rapido in assoluto.

Abbiamo comunque a disposizione due software gratuiti, che verificano nel dettaglio il file. Parlo di DROID e di JHOVE, più professionali ma anche più difficili da usare per un utente poco esperto. Non sono programmi creati appositamente per verificare i PDF/A, ma per verificare tutti i tipi di file.

Per la soluzione fai-da-te, abbiamo diversi validatori online, compatibili con più S.O. Parlo di ValidatePDFA, strumento creato appositamente per certificare l’utilizzo dello standard, e di PDF-Tools, che ci permette di eseguire delle verifiche più precise.

Se invece, come detto sopra, disponete di software come Adobe Professional, potete eseguire direttamente anche la verifica del file.

Ora non ci sono più scuse: se vi chiedono un PDF/A, anche se sembra una cosa senza senso, dovrete mandargli un PDF/A. Pena, l’annullamento di pratica, il mancato riconoscimento di un documento e quant’altro.

Almeno, ora sapete come si fanno 😀